Interno i/ili eksterno – pitanje je sad?

Da li uposliti komunikatora sa punim radnim vremenom ili sklopiti ugovor sa konsultantom ili agencijom za komunikacije?! Koja od ove dvije opcije donosi više koristi organizaciji, kompaniji ili instituciji?

Činjenica je da komunikator koji radi unutar organizacije zna kako organizacija „diše“, poznaje kolege, poznaje procese i ako je dobar komunikator vrlo često može predvidjeti izazove koji predstoje. S druge strane, konsultant i agencija imaju jedinstvenu širinu iskustva, mrežu kontakata i sasvim sigurno drugačiju perspektivu. 

Tehnologija, napredak i „glad“ za informacijama utiču na sve, a posebno na komuniciranje. Čini se da je danas više nego ikad bitno biti vidljiv, primjećen i ostaviti trag, posebno onaj digitalnog formata.

Kako se to uopšte uklapa u priču o tome da li zaposliti ili podugovoriti nekoga ko će upravo biti zadužen za komunikacije i doprinijeti toj vidljivosti?

Bezpredmetno je raspravljati o tome da li uopšte trebate biti vidljivi jer kao što smo napisali, tržište i kupci to diktiraju. Nažalost dobre priče i dobre stvari brzo „ispare“ pa onaj trag koji ste ostavili, a svi su o tome pričali bar pet minuta, mnogi zaborave preko noći.

Na osnovu našeg iskustva izuzetno dobri rezultati se mogu postići ako organizacija odluči da kombinuje iskustvo i znanje svog komunikatora sa znanjem i iskustvom vanjskog saradnika ili agencije.

Ali isto tako smo za sve ove godine rada i učenja u oblasti komunikacija imali priliku vidjeti različite scenarije; ovdje ćemo navesti samo dva kao primjer da sinergija daje najbolje rezultate.

Scenario 1.

Iako svjesni da im je potrebna vidljivost i da trebaju komunicirati, mnoge organizacije kao osnovnu i jedinu argumentaciju za nepostojanje internog komunikatora opravdavaju veličinom svoje organizacije.

Kolege komunikatori praktičari su sigurno čuli popularnu rečenicu „znate mi smo vrlo mala kompanija (agencija, institucija) i nemamo kapaciteta te vrste niti predviđenu poziciju za komuniciranje“.

U organizacijama koje se opisuju kao male, ulogu komunikatora smatraju potpuno nevažnom; koncept interne organizacije komunikacije ne postoji dok eksterna komunikacija nije svjesno prepoznata.

U ovakvim situacijama, dobar komunikator, udahne, izbroji do 10 i objasni da veličina poslovnog „entiteta“ uopšte ne igra presudnu ulogu i da je vidljivost potrebna svima, pa i pojedincu. Dobar komunikator manirima dobrog diplomate pojašnjava kako se komunikacije uklapaju u strateške ciljeve organizacije, misiju i viziju, i kako sigurno pomažu ostvarivanju ciljeva. U tom slučaju, eksterni komunikator može pomoći sa organizacijom komunikacijskih protokola i neophodnom edukacijom osoblja. 

Scenario 2.

Organizaciju vodi osoba koja ima karakteristike alfa-ličnosti i koja nema problem sa javnim nastupom niti strah od kamere. U ovom slučaju organizacija poistovjećuje komunikacije sa odnosima s medijima. Ukoliko je u ovakvim organizacijama zaposlen interni komunikator, njegova uloga je marginalizirana i interna komunikacija je vrlo vjerovatno ograničena i jednosmjerna, a eksterna komunikacija je fokusirana samo na voditelja organizacije. Eksterni komunikator može pomoći jačanju uloge internog komunikatora, uz potpuno uvažavanje značaja i vrijednosti pojedinca koji već ima iskustvo u odnosima s medijima.

Interni komunikator jeste neko ko će između ostalog pripremati i tog pojedinca za davanje izjava, ali i ko će u ime kompanije biti zadužen za sve ostale komunikacijske aktivnosti (organizaciju događaja, pripremu i realizaciju kampanja, vođenje naloga na društvenim mrežama, odnosi s medijima).  

Dakle više nego očito je da su oba scenarija moguća i u javnom i u realnom sektoru.

Obaveza komunikatora, bez obzira da li su stalno zaposleni u nekoj organizaciji ili su vanjski saradnici, jeste da kontinuirano objašnjavaju da komunikacije nisu oblast koja smije i može biti zanemarena i da je najveća prijetnja u tome da mislite da komunicirate, a to ustvari ne činite. Dobri stari Shaw je zaista bio u pravu i znao šta govori!

Interni komunikatori predstavljaju izuzetno vrijedan resurs organizacije, ali vanjski konsultanti (čitaj: i agencija/e) su ti koji su svježe uši i oči i u prilici su da iz drugačije, nove perspektive vide organizaciju i njenu percepciju u javnosti. Oni su ti koji se usude postaviti teška i/ili prejednostavna pitanja, ali oni su konsultanti (vanjski saradnici) i nemaju te informacije za koje se vjeruje da su odgovor na sve. Oni su ti koji su uvijek spremni (čitaj: danju i noću) dati odgovore na sva pitanja pa i čak da zahtjevnu kriznu komunikaciju preokrenu u korist organizacije.

Naravno ne želimo da kažemo da su komunikacije čarobni štapić kojim sve postaje savršeno, ali ako smo spremni da znanje i iskustvo investiramo u komuniciranje postižemo obostranu korist jer u konačnici to je i cilj!

Da li smo uspjeli da vam damo odgovor na pitanje koje smo postavili na početku ovih redova procijenite sami, ali jedno smo sigurni – onaj mali veznik „i“ u ovom slučaju čini velika čuda tako da mislimo da simbioza jednog i drugog (čitaj: internog i vanjskog komunikatora) jeste recept za uspjeh. Ostalo je sve do vas 😉

Posted in Blog.